تُدخَل الفاتورة في نظام ERP، ثم تُدخَل مرة أخرى في بوابة الفوترة الإلكترونية. وتُصدَّر مسيرات الرواتب إلى جدول بيانات لتقيّدها الإدارة المالية يدويًا. وفي كل شهر يطابق أحدهم بين الاثنين فيجد فرقًا يستغرق شرحه يومًا كاملًا.
ليست هذه مشكلة في البرامج، فكل نظام يؤدي عمله. المشكلة في الفجوة بينها، وفي الشخص الذي يضطر إلى نقل البيانات عبرها.
تكامل الأنظمة يسد هذه الفجوة: تُدخَل البيانات مرة واحدة في النظام المالك لها، وتصل تلقائيًا إلى كل نظام آخر يحتاج إليها. وهذه ستة تكاملات نفّذها فريقنا، وما تعلمناه من بنائها.
ماذا يكلّفك أن لا تتحدث الأنظمة فيما بينها
- البيانات نفسها تُكتب مرتين. كل إعادة إدخال فرصة لرقم خاطئ، وساعة من يوم أحدهم لا تضيف شيئًا جديدًا.
- نسختان من الحقيقة. مجموع الرواتب لدى الموارد البشرية لا يطابق قيد المالية، فتتحول نهاية الشهر إلى تحقيق.
- الامتثال ينتظر شخصًا. الفاتورة التي يجب أن تعتمدها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لا تحتمل انتظار من يصدّر ملفًا ويرفعه.
التكامل يعالج السبب لا العَرَض.
ستة تكاملات تعمل فعلًا
ERPNext وTaxilla: فوترة إلكترونية دون مغادرة النظام
تنتقل فواتير المبيعات والإشعارات الدائنة والمدينة من ERPNext إلى Taxilla للتحقق والاعتماد لدى الهيئة. ثم تعود حالة الاعتماد ومعرّف الفاتورة UUID ورمز QR إلى الفاتورة في ERPNext، فلا يحتاج الفريق المالي إلى فتح شاشة ثانية.
HR Works وERPNext: الرواتب في الدفاتر يوم اعتمادها
كل مسير رواتب معتمد في HR Works يُقيَّد في ERPNext كقيود يومية حسب مركز التكلفة. وتبقى مراكز التكلفة ودليل الحسابات متوافقة مع المالية، فيكون القيد صحيحًا من المرة الأولى.
GaragePlug وERPNext: أرقام واحدة للورشة والمالية
تصل فواتير الورشة والمدفوعات وقطع الغيار المستخدمة في GaragePlug إلى حسابات ERPNext ومخزونه، وتبقى الأصناف والأسعار والعملاء متطابقة في النظامين.
HR Works وOracle
تُقيَّد نتائج الرواتب في النظام المالي لـOracle، ويأتي الهيكل التنظيمي ومراكز التكلفة من Oracle. تبقى الرواتب والحضور المحليان في HR Works، ويبقى Oracle السجل المالي.
SAP SuccessFactors وHR Works
تنتقل البيانات الأساسية للموظفين من SuccessFactors إلى HR Works، وتعود نتائج الحضور والرواتب لأغراض التقارير. تحتفظ المجموعة بـSuccessFactors منصةً عالمية للموارد البشرية، وتعمل الرواتب والحضور في المملكة على HR Works.
HR Works وSAP
تصل قيود الرواتب إلى المالية في SAP، وتأتي مراكز التكلفة وبيانات الهيكل التنظيمي من SAP. يتولى HR Works شؤون الموظفين والوقت، ويبقى SAP السجل المعتمد للمالية.
في المشاريع الثلاثة الأخيرة كانت Oracle وSAP وSuccessFactors أنظمة العملاء القائمة. نحن نربط ما تعمل به أنت، لا المنتجات التي نبيعها فقط.
خمس طرق لربط نظامين
نختار الطريقة بحسب ما يدعمه كل نظام:
- واجهة برمجة API أو SDK. الخيار المفضل حين يوفّرها النظامان، فهي سريعة وتناسب التبادل اللحظي.
- خدمات الويب. خدمات SOAP وREST الشائعة في المنصات المؤسسية.
- FTP أو SFTP. تبادل ملفات آمن ومجدول للأنظمة التي تعمل بالدفعات.
- الجداول الوسيطة. مجموعة جداول قاعدة بيانات مشتركة يكتب فيها نظام ويقرأ منها الآخر.
- موصلات مخصصة. برمجيات وسيطة تُبنى خصيصًا حين لا يوفّر النظام أيًا مما سبق.
والتوقيت يتبع الإجراء: اعتماد الفاتورة لدى الهيئة يتم لحظة إصدارها، وقيد الرواتب مرة واحدة لكل مسير معتمد.
ما الذي يجعل التكامل موثوقًا
بناء الربط هو الجزء السهل، أما بقاؤه موثوقًا لسنوات فهو ما يهم، ويتلخص في أربع قواعد:
- مالك واحد لكل حقل. لكل معلومة نظام مرجعي واحد، فلا يختلف الطرفان.
- الإخفاقات ظاهرة. السجل الذي لا يمر يُسجَّل ويُعاد إرساله، ولا يضيع بصمت أبدًا.
- الطرفان متطابقان. تُقارَن الأعداد والمجاميع، فيُكتشف أي فرق في اليوم نفسه.
- الصلاحيات محدودة. يستخدم الربط بيانات دخول خاصة به، بالصلاحيات التي يحتاجها فقط.
ويمر كل مشروع بخمس خطوات: نحدد البيانات ومالك كل حقل، ونصمم الطريقة ومعالجة الأخطاء، ونبني الربط على بيئات اختبار للنظامين، ونختبره بحالات حقيقية حتى تتطابق الأعداد والمجاميع، ثم نطلقه وندعمه كلما تغيّر أحد النظامين.
أخبرنا بالنظامين
إذا كان نظامان لديك يحتاجان إلى البيانات نفسها، فيمكن ربطهما. أرسل لنا اسمي النظامين والبيانات التي تريد نقلها، وسنرد عليك بالطريقة التي نوصي بها وما نحتاجه لتحديد نطاق العمل.
