كثيرًا ما تُشرح المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية في المملكة بسيل من الاختصارات: UBL وUUID وPIH وCSID وTLV. لكن خلفها فكرة واحدة بسيطة: كل فاتورة تصدرها تصبح بيانات منظّمة وموقّعة تستطيع الهيئة التحقق منها، وفي فواتير المنشآت تتحقق منها الهيئة قبل أن تصل إلى المشتري.
يشرح هذا الدليل كل متطلب بلغة بسيطة، حتى تتفق المالية وتقنية المعلومات على ما يجب أن يفعله النظام.
المرحلة الأولى مقابل الثانية في دقيقة
- المرحلة الأولى (الإنشاء) منذ 4 ديسمبر 2021: إصدار الفواتير إلكترونيًا من نظام متوافق، مع رمز QR على الفواتير المبسطة، دون ربط مع الهيئة.
- المرحلة الثانية (الربط والتكامل) منذ 1 يناير 2023، على موجات: يرتبط نظامك بمنصة فاتورة لدى الهيئة ويرسل إليها الفواتير. والموجة الحالية، الموجة 25، تشمل المنشآت التي تتجاوز إيراداتها الخاضعة للضريبة 187,500 ريال، وموعدها 1 فبراير 2027.
مساران: الاعتماد والإبلاغ
تعامل المرحلة الثانية نوعَي الفواتير لديك بطريقتين مختلفتين.
| الفاتورة الضريبية القياسية | الفاتورة الضريبية المبسطة | |
|---|---|---|
| لمن | المنشآت والجهات الحكومية | المستهلكون |
| المسار | الاعتماد (Clearance) | الإبلاغ (Reporting) |
| متى تراها الهيئة | قبل مشاركتها مع المشتري | خلال 24 ساعة من إصدارها |
| ما يعود إليك | الفاتورة مختومة من الهيئة | إشعار بالاستلام |
الاعتماد هو التغيير الأكبر. الفاتورة القياسية لا تكون صالحة حتى تقبلها منصة فاتورة، فإذا انقطع الاتصال أو رُفض حقل ما توقفت عن فوترة عميل من المنشآت. خطّط لذلك.
ما يجب أن تحمله كل فاتورة
1. صيغة UBL 2.1 XML. تُنتج الفاتورة بصيغة XML منظّمة وفق معيار UBL 2.1، وهي الصيغة التي تقرؤها الهيئة. ملف XML هو الفاتورة المعتمدة، ويُقبل كذلك ملف PDF/A-3 مقروء بداخله ملف XML، لكن البيانات في XML هي المعتبرة.
2. معرّف فريد (UUID). تحصل كل فاتورة على معرّف لا يتكرر، فلا تختلط بغيرها أبدًا.
3. تجزئة الفاتورة المرتبطة بالفاتورة السابقة. يحسب نظامك "تجزئة" لكل فاتورة (بصمة رقمية) ويسجّل تجزئة الفاتورة التي قبلها. هذه السلسلة تجعل أي فاتورة محذوفة أو معدّلة واضحة، ولهذا يسهل كشف التلاعب.
4. عدّاد الفواتير. يسير عدّاد تسلسلي مع سلسلة التجزئة، فتظهر أي فجوة.
5. الختم التشفيري. تُوقَّع كل فاتورة بالمفتاح التشفيري لنظامك، فيثبت أيّ نظام أصدرها وأن أحدًا لم يغيّرها بعد ذلك.
6. رمز QR. تحمل الفواتير المبسطة رمز QR فيه بيانات البائع ورقمه الضريبي والتاريخ والإجماليات وبيانات التوقيع، ليتحقق منها العميل أو المفتش بالهاتف.
شهادة CSID: كيف ينضم نظامك إلى منصة فاتورة
قبل أن يرسل نظامك أي شيء يجب تسجيله. يُنشئ نظامك طلبًا، فتعتمده في بوابة فاتورة، ثم تُصدر الهيئة شهادة الختم التشفيري (CSID) المرتبطة بذلك النظام. وهناك خطوات منفصلة لبيئة المحاكاة وبيئة الإنتاج، ولكل جهاز أو نظام يُصدر الفواتير شهادته الخاصة.
وعمليًا، في مرحلة التسجيل تكتشف كثير من المشاريع لأول مرة أن لديها أنظمة فوترة أكثر مما ظنّت، مثل نقطة بيع في فرع أو أداة فوترة قديمة.
ما الذي يجب أن يفعله نظامك من البداية إلى النهاية
- إنشاء الفاتورة في نظام ERP أو برنامج المحاسبة أو نقطة البيع.
- تحويلها إلى UBL 2.1 XML مع المعرّف الفريد وقيمة العدّاد وتجزئة الفاتورة السابقة.
- توقيعها بالختم التشفيري وإنشاء رمز QR.
- للفاتورة القياسية: إرسالها للاعتماد وانتظار النسخة المختومة من الهيئة قبل مشاركتها.
- للفاتورة المبسطة: إصدارها ثم الإبلاغ عنها خلال 24 ساعة.
- حفظ كل شيء (الفواتير والإشعارات الدائنة والمدينة) بأمان، والتعامل مع الرفض: قراءة الخطأ وتصحيح البيانات وإعادة الإرسال.
يمكنك بناء ذلك داخل نظام ERP، أو أن تتولى منصة متخصصة مثل Taxilla enInvoice الخطوات من 2 إلى 6 لأي نظام لديك. نقارن الخيارين في دليل ربط نظام ERP مع منصة فاتورة.
أكثر الأسئلة التي نسمعها
هل تعتمد الهيئة مزوّدي حلول الفوترة أو تصادق عليهم؟ تنشر الهيئة المتطلبات وقائمة بمزوّدي الحلول للعلم، لكنها لا تزكّي مزوّدًا بعينه. المهم أن يستوفي نظامك المتطلبات وأن ينجح في التسجيل.
هل نستمر في إرسال ملفات PDF؟ يمكنك إعطاء العملاء ملف PDF/A-3 بشرط أن يتضمن ملف XML المتوافق. ملف PDF العادي ليس فاتورة إلكترونية.
وماذا عن الإشعارات الدائنة والمدينة؟ تخضع للقواعد نفسها وتمر بالمسارات نفسها.
ماذا يحدث إذا أخطأنا؟ تبدأ الهيئة بإنذار، ثم تتصاعد الغرامات عند التكرار. انظر غرامات الفاتورة الإلكترونية.
الخلاصة
تطلب المرحلة الثانية من نظامك إصدار فواتير منظّمة وموقّعة ومتسلسلة، وتبادلها مع الهيئة لحظيًا في فواتير المنشآت. القواعد ثابتة، والعمل الحقيقي هو حصر كل نظام يُصدر فواتير واختيار طريقة ربط كل منها.
برستيج السعودية شريك رسمي لـ Taxilla، وتنفّذ الفوترة الإلكترونية المتوافقة مع زاتكا في أنحاء المملكة. تعرّف على حل الفوترة الإلكترونية لدينا أو اطلب مراجعة لأنظمتك.
معلومات عامة وليست استشارة ضريبية. تحقّق دائمًا من المتطلبات الحالية لدى الهيئة.
